Optimaal beheer van uw toegangsoplossingen in vijf stappen

Voor facilitymanagers en eindgebruikers gaat het beheer van toegangsoplossingen verder dan alleen het voorkomen van storingen. ASSA ABLOY Entrance Systems vindt het belangrijk om hen hierbij optimaal te ondersteunen. Daarom zetten we vijf stappen voor gedegen beheer van uw toegangsoplossingen op een rij. 

1. Zorg voor inzicht in producten en installaties 

Afhankelijk van de grootte van uw bedrijf bent u misschien verantwoordelijk voor tientallen toegangsoplossingen, op verschillende locaties en wellicht samen met meerdere collega’s. Over elke oplossing is een grote hoeveelheid informatie beschikbaar – van de productomschrijving tot de onderhoudshistorie. Optimaal beheer van uw installaties begint met het verzamelen van deze informatie op één centraal punt, het liefst in een online, realtime overzicht. Zo hebben zowel u als eventuele collega’s, zoals leidinggevenden, de financiële afdeling of beheerders op locatie, toegang tot de juiste informatie. Zeker in het geval van meerdere locaties is het belangrijk dat iedereen – ook op afstand – toegang heeft tot up-to-date informatie over elk afzonderlijk product én elke locatie, zodat u de juiste keuzes kunt maken over beheer en onderhoud.  

2. Kies voor een overzichtelijke administratie 

In het verlengde van het inzicht in uw producten en installaties, ligt een overzichtelijke administratie. Bij het beheer van toegangsoplossingen komt veel administratieve informatie kijken. Denk aan orders, facturen en adviezen over reparaties, vervangingen en moderniseringen. Door deze documenten te verzamelen in een archiefcentrum heeft u altijd toegang tot informatie uit het verleden. Dat is niet alleen belangrijk voor het plannen van toekomstig onderhoud of toekomstige modernisering van uw oplossingen, maar ook voor het in kaart brengen van de kosten van installaties – zowel gepland als ongepland, en zowel bekende als verborgen kosten.  

3. Maak analyses van kosten en producten 

Als u alle product-, locatie- en administratieve informatie inzichtelijk heeft, kunt u hiervan profiteren door het maken van analyses van bijvoorbeeld kosten en producten. Deze analyses vormen een belangrijke basis voor het beheer van uw toegangsoplossingen en kunt u zo uitgebreid maken als u zelf wilt. Denk bijvoorbeeld aan: 

• Het in kaart brengen van de balans tussen investeringen en uiteindelijke kosten. Neemt het aantal storingen af sinds u heeft geïnvesteerd in preventief onderhoud of modernisering van uw deuren?
• Het afstemmen van oplossingen op uw bedrijfsprocessen. Neemt het aantal storingen aan uw deuren toe, bijvoorbeeld doordat ze worden gebruikt door een ander type gebruiker? Wellicht is het in zo’n geval interessant om te investeren in modernisering, in de vorm van extra veiligheidssensoren. 
• De keuze voor een type toegangsoplossing voor een bepaalde locatie. Misschien blijkt uit de analyse dat een bepaald type deur, zoals een draaideur, op een specifieke locatie opvallend veel storingen vertoont. Dan kan het verstandig zijn om te kijken of een andere soort oplossing, zoals een schuifdeur, een betere keuze is.  

4. Los storingen zo efficiënt mogelijk op 

Ondanks alle maatregelen kan het voorkomen dat er een storing aan uw toegangsoplossing plaatsvindt. In zo’n situatie is het belangrijk om de storing zo snel mogelijk op te lossen, zodat u uw bedrijfsprocessen weer op kunt pakken. Hierbij is het belangrijk dat u kiest voor een gedegen onderhoudspartner die verstand heeft van het type producten binnen uw bedrijf en op de hoogte is van de bijbehorende onderhoudshistorie. Een storing meldt u uiteraard zo snel mogelijk en inclusief alle benodigde informatie, zoals productlocatie, producttype en serienummer. Zorg ervoor dat u uw meldingen ook op afstand kunt volgen, zodat u weet wanneer een storing is opgepakt, de monteur onderweg is en werkzaamheden zijn uitgevoerd. Zo bent u zo snel mogelijk weer up and running.  

5. Meerjarenonderhoudsplanning 

Een laatste belangrijke stap in het beheer van toegangsoplossingen is het opstellen van een meerjarenplan voor onderhoud. Door onder andere te kijken naar het soort toegangsoplossing, de leeftijd van de installatie en de gebruiksfrequentie, kunt u een inschatting maken van de jaarlijkse kosten aan uw oplossingen, soms tot wel tien jaar vooruit. Dit maakt het eenvoudiger om tijdig onderhoud in te plannen om storingen te voorkomen, maar ook om budget te reserveren voor preventief en correctief onderhoud.  

Over ASSA ABLOY e-maintenance^™ 

ASSA ABLOY Entrance Systems weet dat het juiste onderhoud en de juiste service bijdragen aan een optimale, betrouwbare werking van uw toegangsoplossingen. Daarom ondersteunen we u graag met de meest complete, flexibele serviceoplossingen op de markt. Met ASSA ABLOY e-maintenance^™ heeft u op elk moment en vanaf elke locatie realtime toegang tot alle informatie over uw automatische toegangsoplossingen. Van een track-and-trace-functie voor meldingen en opdrachten, tot en met het maken van analyses en het melden van storingen. Alles voor eenvoudig en efficiënt beheer van uw toegangsoplossingen.