Declarație de confidențialitate - Codul de conduită

Scopul acestei Declarații de confidențialitate este de a proteja drepturile tuturor persoanelor implicate într-o investigație a Codului de conduită (inclusiv cele care raportează suspiciuni de încălcare a Codului de conduită ASSA ABLOY), de a asigura tratamentul egal și sigur al acestor persoane, de a furniza informații despre drepturile firmei ASSA ABLOY și de a se asigura că ASSA ABLOY respectă legislația aplicabilă privind protecția datelor. ASSA ABLOY are obligația de a detecta încălcarea Codului de conduită, de a investiga încălcările raportate și de lua măsuri pentru remedierea situației, și prin urmarea de a prelucra anumite date cu caracter personal ale celor implicați într-o investigație legată de Codul de conduită (numite mai departe „date personale”)

Această declarație include informații despre tipul de date cu caracter personal prelucrate de ASSA ABLOY în legătură cu aceste persoane, unde ASSA ABLOY este  „controlorul de date” Datele cu caracter personal sunt prelucrate în conformitate cu această declarație și cu legislația privind protecția datelor. Prin citirea acestei notificări, confirmați că ați fost informat despre modul în care sunt prelucrate datele dvs. cu caracter personal de către noi.  Aveți mai multe drepturi legate de modul în care gestionăm datele dvs. cu caracter personal.

Aceste drepturi includ:

• drepturi de acces și de rectificare a datelor dumneavoastră cu caracter personal
• dreptul de a vă opune prelucrării datelor cu caracter personal
• dreptul de a restricționa prelucrarea datelor cu caracter personal
• dreptul de a solicita ștergerea datelor dvs. cu caracter personal
• dreptul la portabilitatea datelor către un alt controlor, acolo unde este fezabil din punct de vedere tehnic.

Rețineți că s-ar putea să nu vă fie permis să vă exercitați drepturile în toate situațiile. În cazul în care considerați că vă prelucrăm datele cu caracter personal într-un mod nesatisfăcător pentru dumneavoastră, aveți dreptul să depuneți o reclamație la autoritatea responsabilă cu protecția datelor .

Drepturile dumneavoastră sunt explicate mai detaliat în cele ce urmează. 

ASSA ABLOY a desemnat un așa-numit Manager pentru protecția datelor ("DPM"). Dacă aveți întrebări despre modul în care ASSA ABLOY colectează, prelucrează și stochează datele dvs. cu caracter personal, vă rugăm să contactați DPM după cum se menționează în Programul B.

Termenul „date cu caracter personal” așa cum este utilizat în acestă Declarație de confidențialitate, denumește orice informație care, separată sau în combinație cu alte informații, poate fi asociată cu o persoană reală, precum și orice alte date care sunt considerate a fi date cu caracter personal conform legislației aplicabile pentru ASSA ABLOY. 

Această declarație include informații despre toate datele cu caracter personal care sunt considerate în orice formă prelucrate în conformitate cu legislația relevantă referitoare la dvs. în calitate de raportator al unei presupuse încălcări a Codului de conduită, inclusiv datele cu caracter personal păstrate, stocate, colectate, transferate, divulgate sau gestionate în orice alt mod. 

Prelucrăm date cu caracter personal pentru a investiga încălcările suspectate ale Codului de conduită și pentru a lua măsuri de remediere. Mai exact, colectăm și prelucrăm date cu caracter personal numai despre o persoană care raportează o posibilă încălcare a Codului de conduită, astfel cum este prevăzut în "Matricea de prelucrare a datelor" din Programul A. Vom prelucra aceste date cu caracter personal numai pentru a îndeplini scopurile specificate în această declarație și matricea de prelucrare a datelor și pentru a respecta legislația aplicabilă.

ASSA ABLOY va prelucra datele cu caracter personal numai în scopurile pentru care au fost colectate și conform celor specificate în matricea de prelucrare a datelor. Am luat măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal, pentru a ne asigura că numai un număr limitat de persoane autorizate (setate în Programul B) au acces la datele cu caracter personal. Utilizăm sisteme de securitate tehnică, cum ar fi firewall-uri, tehnologii de criptare, parole și programe anti-virus, pentru a preveni și evita utilizarea neautorizată a datelor cu caracter personal. Măsurile organizaționale luate sunt descrise detaliat în Programul de conformitate cu protecția datelor.

Autorități

În legătură cu investigațiile sau procedurile legale, ASSA ABLOY poate fi obligată să furnizeze date cu caracter personal autorităților, organismelor de reglementare și instanțelor. Aceste dezvăluiri vor fi efectuate în conformitate cu legislația obligatorie și cu îndeplinirea obligațiilor legale.

Companii din cadrul Grupului ASSA ABLOY

În plus, din cauza faptului că grupul ASSA ABLOY desfășoară activități în mai multe țări, s-ar putea ca datele cu caracter personal să trebuiască transferate către companiile ASSA ABLOY din afara țării dvs. natale, care trebuie să primească datele cu caracter personal în scopurile specificate în matricea de prelucrare a datelor.

Companii implicate de ASSA ABLOY

Datele cu caracter personal ar putea fi transferate și prelucrate de asemenea către terțe părți care prestează servicii pentru ASSA ABLOY (procesori de date), pentru a face posibil ca aceste firme să presteze serviciile pe care le solicităm. Serviciile care pot fi solicitate includ furnizarea de servicii și consiliere referitoare la investigații. Acestor firme le vor fi furnizate numai datele cu caracter personal necesare în scopurile specificate în această Declarație de confidențialitate. Toți prestatorii și furnizorii terță parte trebuie să respecte instrucțiunile noastre și contractele de procesare a datelor aplicabile pentru terți, precum și alte acorduri existente între ASSA ABLOY și prestatorii/furnizorii săi și trebuie să implementeze măsurile tehnice și organizaționale adecvate pentru protecția datelor cu caracter personal ale angajaților noștri.

O entitate juridică care primește date cu caracter personal poate fi localizată într-o țară care oferă un nivel mai scăzut de protecție pentru datele cu caracter personal decât țara în care vă aflați sau un cetățean. Toate datele cu caracter personal transferate într-o țară care oferă un nivel mai scăzut de protecție pentru datele cu caracter personal vor fi transferate în conformitate cu politicile actuale ale firmei ASSA ABLOY privind transferul datelor cu caracter personal, după caz, din când în când, pentru a se asigura că transferul datelor cu caracter personal respectă legislația. Dacă datele cu caracter personal sunt transferate într-o țară care oferă un nivel mai scăzut de protecție pentru datele cu caracter personal, datele cu caracter personal vor fi transferate în conformitate cu „Matricea transferului datelor personale din Programul B.

Datele cu caracter personal vor fi disponibile numai pentru angajații autorizați, care dețin o funcție care le impune procesarea datelor cu caracter personal pentru a-și desfășura activitatea. Acești angajați vor primi acces numai în conformitate cu principiile „privilegiului cel mai mic”, aceasta însemnând că vor avea acces numai la datele cu caracter personal strict necesare pentru prelucrare în scopul fi desfășurării activității lor. Prin urmare, datele cu caracter personal vor fi accesibile doar pozițiilor enumerate în Programul B. Datele cu caracter personal pot fi, de asemenea, disponibile angajaților și/sau consultanților terți cărora ASSA ABLOY a dezvăluit date cu caracter personal conform Secțiunii 5.

Nu vom stoca sau prelucra date cu caracter personal pentru o perioadă mai lungă decât este necesară pentru a îndeplini scopurile din matricea de prelucrare a datelor sau pentru a respecta legislația relevantă din țara dvs. În consecință, atunci când scopul a fost îndeplinit în raport cu un anumit tip de date cu caracter personal, vom înceta să utilizăm datele cu caracter personal în acest scop iar, dacă aceleași date nu sunt relevante pentru niciun alt scop, vom șterge datele cu caracter personal relevante cât mai curând posibil.

Dreptul la acces și rectificare

Ca raportator al unei presupuse încălcări a Codului de conduită, aveți dreptul de a solicita accesul la datele cu caracter personal aferente dvs. Acesta include și dreptul de a fi informat dacă datele cu caracter personal sunt sau nu prelucrate, ce date sunt prelucrate și scopul în care sunt prelucrate. De asemenea, aveți dreptul să rectificați sau să adăugați date personale în cazul în care acestea sunt incorecte sau incomplete. De îndată ce constatăm că datele cu caracter personal inexacte sunt prelucrate, vom corecta întotdeauna aceste date cu caracter personal cât mai curând posibil și vă vom notifica în consecință.

Dreptul la ștergere

De asemenea, puteți solicita ștergerea datelor dvs. cu caracter personal, de exemplu în următoarele situații:

• dacă datele cu caracter personal nu mai sunt necesare în scopurile pentru care au fost colectate
• dacă vă opuneți prelucrării datelor cu caracter personal în cazul în care nu avem un interes legitim mai mare
• dacă prelucrarea este ilegală, sau 
• dacă datele cu caracter personal trebuie șterse pentru a ne permite să respectăm o cerință legală. 

Dacă aveți întrebări cu privire la dreptul dvs. de ștergere, vă rugăm să contactați DPM (vă rugăm să consultați Programul B pentru detalii de contact). Este posibil să vă respingem cererea dacă prelucrarea este permisă sau impusă de lege sau de orice alt temei legal relevant. Pentru informații suplimentare, consultați secțiunea 11 privind modul în care vom acționa la primirea unei solicitări. 

Dreptul la obiecție 

Aveți, de asemenea, dreptul de a obiecta față de utilizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal pe baza interesului nostru legitim. Dacă obiectați nu vom mai procesa datele dumneavoastră cu caracter personal, cu excepția cazului în care putem dovedi că avem motive legitime evidente care prevalează intereselor, drepturilor sau libertăților dumneavoastră, sau dacă trebuie să instituim, exercităm sau apărăm acțiuni legale.

Dreptul la restricționare

Ne puteți cere să restricționăm prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în următoarele situații:

• dacă procesarea nu mai este necesară în scopul în care datele au fost colectate sau procesate
• dacă vă retrageți consimțământul pentru utilizarea datelor pe care le bazăm pe consimțământul dvs.
• dacă credeți că datele cu caracter personal pot fi incorecte
• dacă considerați că procesarea este ilegală, sau
• dacă prelucrăm datele dvs. cu caracter personal pe baza interesului nostru legitim, în cazul în care nu avem un interes mai mare în comparație cu interesele dvs. privind confidențialitatea. 

Dreptul la portabilitatea datelor

Dacă solicitați accesul la datele cu caracter personal pe care le-ați furnizat dumneavoastră și datele sunt procesate automat și/sau conform unui contract între dumneavoastră și ASSA ABLOY, puteți cere ca datele să fie furnizate într-un format structurat, utilizat pe larg, care poate fi citit automatizat și puteți cere și ca datele cu caracter personal să fie transmise către un alt controlor, în măsura în care acest lucru este posibil din punct de vedere tehnic. 

Vă rugăm să trimiteți un e-mail la DPM, așa cum este specificat în Programul B, dacă doriți să trimiteți o solicitare în legătură cu prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal. Este posibil să vă contactăm și să vă solicităm să vă confirmați identitatea, pentru a ne asigura că nu divulgăm datele dumneavoastră unei persoane neautorizate, sau să vă solicităm o cerere specifică înainte de a întreprinde ceva. După ce v-am confirmat identitatea vă vom procesa cererea conform legislației aplicabile. Vă rugăm să rețineți că, chiar dacă vă opuneți prelucrării anumitor date cu caracter personal, putem continua această prelucrare dacă acest lucru este permis sau dacă vi se cere să faceți acest lucru prin lege, de exemplu, pentru a putea îndeplini cerințe legale sau contractuale. 

După ce v-am confirmat identitatea vă vom prelucra cererea conform legislației aplicabile. Vă rugăm să rețineți că, chiar dacă vă opuneți prelucrării anumitor date cu caracter personal, putem continua această prelucrare dacă acest lucru este permis sau necesar prin lege, de exemplu, pentru a ne permite să îndeplinim cerințe legale, să administrăm contractul de muncă sau să îndeplinim obligațiile care vi se aplică.

Dacă aveți reclamații cu privire la modul în care sunt prelucrate datele cu caracter personal sau dacă doriți informații suplimentare, vă rugăm să contactați DPM (pentru detalii de contact, consultați Programul B). De asemenea, puteți depune o plângere privind prelucrarea datelor către autoritatea publică relevantă, cum ar fi locul în care locuiți, lucrați sau în care a avut loc o încălcare presupusă a legii aplicabile privind protecția datelor, vă rugăm să consultați Programul B pentru informații suplimentare.